Starka fördelar med att använda ett dokumenthanteringssystem (DMS)

Starka fördelar med att använda ett dokumenthanteringssystem (DMS)

Även om det låter lite sant, fungerar det knappast i en professionell miljö där människor får rätt produktivitetsverktyg för att utföra sina jobb. Här i det här inlägget har vi belyst fördelarna med att hantera dina viktiga dokument genom ett dokumenthanteringsprogram (DMS).

För att vara ärlig, när du arbetar i en professionell miljö oavsett hur mycket du försöker, slutar du med att förlora en viktig fil och slösa sedan timmar på att ta hand om den. Sedan säger din vän eller medarbetare till dig i en av de mest avvisande tonen: “Sluta leta efter den, du hittar den när den bestämmer sig för att dyka upp.”

Och gissa vad, den mest frustrerande och överraskande delen är att de hamnar rätt. I det ögonblick du slutar leta efter det kommer den jävla saken framför dig att ligga på en hög med andra dokument, som du förmodligen har vänt upp och ner på när du letar efter filen.

Nu är detta en situation du kan skratta åt om dokumentet inte är en fråga om livsdöd eller kritiskt viktigt för verksamheten. Vad händer om den här filen är så viktig att ditt team omedelbart måste börja arbeta med det, eftersom projektet är tidskänsligt? Tänk om det är något som kan hjälpa ett företag som kämpar från en dyr tvister? Eller kanske en regering godkände avstängning? Det är här dokumenthanteringssystemet DMS blir en absolut nödvändighet.

Vad är ett dokumenthanteringssystem (DMS)?

Många människor är inte medvetna om vad ett dokumenthanteringssystem är, så här är en kort introduktion till det:

“Dokumenthantering inkluderar de procedurer och processer som ditt företag använder när det gäller lagring, fångst och säkring och lagring av information regelbundet, det är en process som kan förenklas genom användning av dokumenthanteringsprogram.”

Dokumenthanteringssystem gör det mycket enkelt för företag att kombinera digitala filer och papper till ett enda nav som visitkort, fysiska dokument, skannade och digitala format. Filformat som stöds kan sträcka sig från Excel -kalkylblad, power point, word -dokument, PDF -filer och presentationer och så vidare.

De grundläggande komponenterna i dokumenthanteringssystemet är följande:

Checka in checka ut
Dokumentlagring
Säkerhet och korrekt åtkomstkontroll
Samtidig redigeringskoordinering
Versionskontroll
Hämtning och sökning
Granska spår
Klassificering och indexering
Anteckningar
Bortsett från att hjälpa träd att hålla sina rötter starka och skydda miljön från ekonomiska och hälsorisker som översvämningar, föroreningar och jordskred, att få en molnbaserad. Bortsett från att hjälpa till att hålla träd upprätt för att skydda miljön mot hälsa och ekonomiska faror som föroreningar, jordskred och översvämningar, har en mängd molnbaserade lösningar för dokumenthantering många fördelar. Här är några av dem som listas nedan:

Dokumentförvar
Molnbaserade dokumenthanteringssystem fungerar som en central källa för alla dina viktiga filer som följaktligen kan ses, ändras, nås och delas med dina kollegor. Slösa inte längre timmar på timmar med din dyrbara tid på att försöka söka igenom mappar för att hitta ett enda dokument.

Dokumentsäkerhet
När dina dokument inte hanteras på rätt sätt finns det chanser att informationen kan hamna i fel händer. Känsliga och viktiga dokument om de hamnar i fel händer kan orsaka skador som inte kan ändras. DMS -lösningar hjälper dig i denna fråga och sparar dina konfidentiella dokument. Vid översvämningar eller brand säkerställer molnbaserad DMS att dina data är intakta och inte raderas från jordens yta.

När som helst var som helst
Med molnbaserade mjukvarulösningar får du friheten att komma åt filerna och dokumenten var som helst och när som helst oavsett vilken typ av enheter du använder. Detta är ganska praktiskt när du arbetar med ett projekt med teammedlemmar som finns någon annanstans eller arbetar på distans.

Införlivande med programvara från tredje part
Appintegration är en annan fin förmåga som raderar redundant datainmatning och erbjuder sömlöst informationsflöde mellan olika plattformar. Det sparar inte bara ansträngning och tid, det upprätthåller också datanoggrannhet och integritet. Vissa DMS -lösningar stöder också inkorporering av e -post, vilket ger dig möjlighet att direkt skicka filer och dokument till kollegor, partners och kunder.

Bättre organisation
Med kategorier, taggar, metadata och underkategorier för att markera dina dokument och filer blir de väldigt enkla att hitta, organisera och hämta för framtida bruk. En sökning med rätt sökord kan få resultat på några sekunder.

Tid och kostnadseffektivitet
Medarbetarnas effektivitet sparar tid. Affärsmässigt, för sparad tid är pengar sparade. Och det är vad exakt ett dokumenthanteringssystem erbjuder, det sparar tid tillsammans med att spara kostnader.

Fildelning
Med DMS får användare samarbeta och dela dokument och filer med medarbetare, oavsett var de befinner sig. De styr vem de är dela dokumenten med och filer kan delas via länkar eller publiceras på webben eller skickas som lösenordsskyddade filer. DMS erbjuder också möjlighet till revisionsspår, de kan hålla reda på vem som har öppnat och redigerat filerna.

Fördelar med datasäkerhetskopiering

När det gäller säkerheten för viktig information är det viktigt att företagare vidtar nödvändiga åtgärder för att se till att data säkerhetskopieras regelbundet. Tyvärr ser bara hälften av företagen till att deras data säkerhetskopieras regelbundet. Ibland är proffsen inte tillräckligt erfarna för att utföra säkerhetskopieringen av data.

Den sorgliga delen är att katastrofer inte ger varningar innan de slår till. I själva verket kan tappa en hårddisk av misstag förstöra ett väletablerat företag. Oavsett vilken tragedi ditt företag kan drabbas av, bör du vidta åtgärder för att se till att dina data är i goda händer. Nedan ges 5 fördelar med säkerhetskopiering av data för ditt företag.

Högre tillförlitlighet

Enligt IT -experter är den största fördelen med säkerhetskopiering av data den tillförlitlighet den erbjuder. Det fina med systemet är att backupprocessen kan utföras dagligen utan problem och att processen är helt automatiserad. Bortsett från detta kan du få åtkomst till dina filer direkt, eftersom data lagras på en molnserver. Så du behöver inte vänta på att dina filer ska skickas tillbaka till dig.

Enkel installation

Till en början kan du känna att det är svårt att skapa en säkerhetskopia av dina data, men när du har förstått processen kommer du att kunna göra det med några klick. Allt du behöver göra är att göra systemet klart och aktivera automatiseringsfunktionen. När du har gjort det kan du vara säker på att dina data är säkra och säkerhetskopieras regelbundet.

Minskad arbetsbelastning

Det kan ta mycket tid att manuellt säkerhetskopiera filer. Den manuella processen kräver tjänster från minst en professionell. Å andra sidan är fjärrdatasäkerhetskopiering automatiserad, så du behöver inte oroa dig för att skapa en säkerhetskopia av filerna och sedan lagra dem på en DVD- eller USB -enhet. Så hela processen sparar dig mycket tid.

Större säkerhet

Vid fjärrdatasäkerhetskopiering lagras data på en säker plats. Så informationen är alltid i goda händer. Vanligtvis ökar säkerheten genom några avancerade krypteringssystem. De används både på mjukvaru- och hårdvarunivå. Som ett resultat finns det nästan ingen chans att någon bryter sig in i systemet. Dina data är också säkra från hackare.

Sparar pengar

Tänk bara på den utrustning som krävs för att skapa en säkerhetskopia av dina företagsfiler. Bortsett från utrustningskostnaden kommer du också att spendera en hel del pengar för att köpa plats för utrustningsinstallationen. Och om du äger många datorer med massor av data blir kostnaden för utrustning och utrymmeskrav mycket höga. Så att välja molnlagring kan spara mycket pengar.

admin

admin

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *